Mappen van rekeningen
Wanneer voor het eerst een auditfile wordt geïmporteerd of een koppeling wordt gemaakt met een administratiepakket, moeten de grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de standaardrapportstructuur van Factview.
Dit proces wordt mappen genoemd.
De grootboekrekeningen uit de administratie worden ingedeeld binnen de standaard structuurindeling van Factview. Dit is een eenmalige handeling, maar kan later altijd worden aangepast.
Het mappen gebeurt door een of meerdere grootboekrekeningen te slepen naar de juiste rapportagerubrieken binnen de structuur.
Naar de mapping gaan
Om de mapping te openen:
Ga via het hoofdmenu naar
Gegevens beheren en indelen → Mapping van structuren
Hier kun je de grootboekrekeningen koppelen aan de rapportstructuur.
De kans is groot dat je een aantal rekeningen hebt die nog niet in de standaarstructuur zijn gemapt.
Klik in de rode meliding rechts in het scherm op Zet de rekeningen automatisch in de structuur.
Navigeer terug naar Mapping van structuren.
Wanneer rekeningen nog geen boekingen bevatten, kun je deze eerst automatisch laten plaatsen in de categorie !NM (Niet Mappen). Dit houdt de structuur overzichtelijk. Klik hiervoor in structuur linksonderin het scherm op ''Zet rekeningen zonder boeking in !NM'' (Niet Mappen)
Overzicht van het mappingscherm
Het mappingscherm bestaat uit verschillende onderdelen.
Bij het slepen van een rekening naar de structuur moet je één of meerdere rekeningen tegelijk precies op de naam van de groep loslaten.
Wanneer een rekening correct op een groep wordt geplaatst, verschijnt er een groen vinkje. Als je de rekening loslaat en deze niet in de groep terechtkomt, wordt deze automatisch geplaatst in de bovenliggende zogenaamde F-groep.
Het is belangrijk om de volledige structuur te openen en te controleren of er rekeningen in de F-groep zijn terechtgekomen. Deze moeten vervolgens alsnog opnieuw in de juiste groep worden gesleept.
Wanneer je een rekening terugsleept naar het rekeningoverzicht (middelste paneel), moet je deze precies plaatsen op de map “Te mappen rekeningen”.
1. Rapportstructuren
In dit paneel worden alle beschikbare rapportstructuren weergegeven.
Een rapportstructuur bepaalt hoe rekeningen worden gegroepeerd in rapportages, bijvoorbeeld:
-
winst- en verliesstructuur
-
balansstructuur
Door een structuur te selecteren wordt deze geladen in het structuurpaneel aan de rechterzijde van het scherm.
2. Structuurpaneel (navigatie)
Het structuurpaneel bevat functies om snel door de rapportstructuur te navigeren.
Beschikbare opties:
-
Open alle groepen – vouwt alle onderdelen van de structuur open
-
Open hoofdgroepen – toont alleen de belangrijkste categorieën
-
Open meer detail – toont extra detailniveaus binnen de structuur
-
Sluit alle groepen – klapt alle onderdelen van de structuur weer dicht
Deze functies helpen bij het overzichtelijk werken met grote rapportstructuren.
3. Rekeningpaneel
In dit paneel kunnen grootboekrekeningen worden gefilterd.
Beschikbare filters:
-
Winst & verlies – toont alleen resultaatrekeningen
-
Balans – toont alleen balansrekeningen
-
Nog te mappen – toont rekeningen die nog niet gekoppeld zijn
Met het zoekveld Filter op rekening kun je zoeken naar een specifieke rekening.
Extra filters:
-
Met boekingen – toont rekeningen waar transacties op staan
-
Zonder boekingen – toont rekeningen zonder transacties
Daarnaast kun je filteren op saldo:
-
> 0 – rekeningen met een saldo groter dan 0
-
< 0 – rekeningen met een saldo kleiner dan 0
-
= 0 – rekeningen met een saldo van 0
4. Mappingstatus
In dit gedeelte wordt weergegeven of alle rekeningen zijn gekoppeld aan de geselecteerde rapportstructuur.
Wanneer de melding “Alle rekeningen zijn gemapt” verschijnt, betekent dit dat alle rekeningen correct zijn gekoppeld.
5. Saldo realisatie
Hier wordt het saldo weergegeven van de geselecteerde structuur of rekening voor de gekozen periode.
Dit geeft een snelle controle of bedragen correct zijn opgenomen in de rapportstructuur.
6. Mutaties van geselecteerde rekening
Wanneer een rekening wordt geselecteerd, worden in dit paneel de mutaties van die rekening weergegeven.
Wanneer er geen transacties aanwezig zijn verschijnt de melding:
“Geen cijfers gevonden voor deze rekening.”
7. Structuurpaneel (rapportstructuur)
Aan de rechterzijde van het scherm staat de volledige rapportstructuur in een boomstructuur.
Hier wordt zichtbaar:
-
de hiërarchie van de rapportstructuur
-
de categorieën binnen de structuur
-
de gekoppelde grootboekrekeningen
Rekeningen worden binnen deze structuur gekoppeld aan de juiste categorie zodat ze correct in rapportages worden weergegeven.
Wanneer een rekening groen wordt weergegeven betekent dit dat er cijfers zijn gevonden voor deze rekening.
Om een rekening te koppelen kun je deze slepen naar de juiste categorie in het structuurpaneel.
Extra functies
Onder Structuur staan extra functies voor het beheren van de rapportstructuur.
Mapping exporteren
Exporteert een overzicht van alle koppelingen naar een Excelbestand.
Mappingtabel
Toont een overzicht van alle rekeningen en de categorieën waaraan ze zijn gekoppeld.
Saldo tonen van
Hier kun je de periode kiezen waarvan het saldo wordt weergegeven.
Zet rekeningen zonder boeking in !NM
Plaatst automatisch alle rekeningen zonder boekingen in de categorie !NM (Niet Mappen).
Na het mappen
Wanneer alle rekeningen zijn gekoppeld, is het dossier klaar voor verdere analyse.
De cijfers kunnen nu worden bekeken in de standaardrapporten van Factview. In het hoofdstuk Rapporteren in Factview wordt uitgelegd hoe rapporten kunnen worden geanalyseerd en aangepast.
Geavanceerde stappen
Wil je verder werken met uitgebreidere functies? Bekijk dan:
-
Maken van een begroting
-
Maken van een prognose
-
Maken van een consolidatie
Vragen of ondersteuning
Heb je nog vragen of behoefte aan ondersteuning?
Via het contactformulier kan eenvoudig een supportverzoek worden ingediend. Het team neemt vervolgens contact op om mee te kijken.
Naar de support pagina